DVS Namejs Lietu moduļa izmantošanas pieredze Jēkabpils novadā
Jēkabpils novada pašvaldība jau izsenis veiksmīgi izmanto dokumentu vadības sistēmu DVS Namejs, nodrošinot vienotu, pārskatāmu, standartizētu un efektīvu dokumentu pārvaldību visās pašvaldības iestādēs.
Pašvaldības ikdienas darbā tiek izmantoti vairāki DVS Namejs moduļi, tostarp Lietu pārvaldības, Līgumu, Sanāksmju un Arhīva modulis, kas kopā veido vienotu informācijas aprites ekosistēmu.
Lietu pārvaldības moduļa daudzpusīgā un veiksmīgā izmantošana ir lielisks pieredzes stāsts, ar kuru var iedvesmot citus DVS Namejs lietotājus. Ar šo pieredzi 2025.gada Namejs klientu seminārā dalījās Jēkabpils novada pašvaldības Administratīvās pārvaldes Klientu apkalpošanas nodaļas vadītāja Darja Semjonova.
Strukturēti procesi – mazāk administratīvā sloga
DVS Namejs lietu pārvaldības modulis ļauj dokumentus piesaistīt konkrētām lietām un procesiem, veidojot skaidru, loģisku un izsekojamu dokumentu apriti. Vienoti nosaukumu un klasifikācijas principi ievērojami samazina manuālo darbu, kļūdu risku un laiku, kas tiek patērēts informācijas meklēšanai.
Rezultātā pašvaldība iegūst:
ātrāku dokumentu apriti un lēmumu pieņemšanu,
pārskatāmus procesus vadības līmenī,
vienotu dokumentu pieeju visās iestādēs.
Šāda pieeja nodrošina augstu dokumentu izsekojamību un samazina risku informācijas zudumam vai dublēšanai.
Dažādu lietu veidu pārvaldība
Lietu modulis DVS Namejs sistēmā tiek pielāgots dažādām pašvaldības funkcijām un darba virzieniem, tostarp:
projektu lietām,
kapitālsabiedrību dokumentācijai,
nevalstisko organizāciju lietām,
tiesvedību lietām,
audita lietām.
Tas ļauj vienotā sistēmā pārvaldīt gan ikdienas administratīvos, gan stratēģiski nozīmīgus procesus.
Atbalsts darbiniekiem un efektīvāks darbs
Papildus sistēmas funkcionalitātei Jēkabpils novadā ir izveidots arī “Darbinieku ABC” – iekšējs ceļvedis, kurā apkopota svarīgākā informācija darbam ar dokumentiem un procesiem. Tas palīdz darbiniekiem ātrāk orientēties sistēmā, strādāt patstāvīgāk un vienotā kvalitātes līmenī.
Rezultātā ir panākts:
efektīvāks darbs kancelejā un lietvedībā,
ātrāka informācijas atrašana,
sakārtoti dokumentu un procesu pārvaldības principi visā pašvaldībā.
DVS Namejs Lietu moduļa ieviešana Jēkabpils novadā apliecina, ka pārdomāta digitālo risinājumu izmantošana būtiski uzlabo pašvaldības darba efektivitāti, caurspīdīgumu un pakalpojumu kvalitāti. Vienota dokumentu pārvaldība ir kļuvusi par stabilu pamatu mūsdienīgai un ilgtspējīgai publiskajai pārvaldei.
