DVS Namejs ir klientu orientēts risinājums, kurš nodrošina katram lietotājam nepieciešamo funkciju veikšanu viņam visoptimālākajā veidā.

Vadībai

Vadītāja mērķis ir iegūt no sistēmas nepieciešamo informāciju lēmuma pieņemšanai ātrā un intuitīvā veidā, lai nodrošinātu darba procesa nepārtrauktību un izpildītu ikdienas uzdevumus ātri un no jebkuras vietas.

Vaditajs

Funkcijas vadītāja darba atbalstam:

  • Vadītāja skats rezolūciju uzdošanai (ar datņu priekšskatu) ļauj ļoti ātri uzdot rezolūcijas
  • Iespēja deleģēt rezolūciju projektu sagatavošanu palīgam samazina vadītāja patērēto laiku dokumentu apstrādei
  • Darba uzdevumu apstiprināšana ļauj labāk kontrolēt padoto darbu izpildi
  • Dokumentu parakstīšana tieši sistēmā samazina e-dokumenta apstrādei patērēto laiku
  • Padoto darba kontrole
  • Darbs ar sistēmu no jebkuras vietas ar dažādām ierīcēm
  • Pārskatāmi, personalizējami skatījumi
  • Mobilā pieeja dokumentiem: 24×7
Lietvežiem

Lai lietveži varētu fokusēties uz galveno uzdevumu izpildi, nepieciešams atslogot viņus no darbiem, kurus var paveikt sistēma vai pats darbinieks.

Lietveža ikdienas darbs saistīts ar komunikāciju ar korespondentiem, kuriem ātri nepieciešams noskaidrot viņu dokumenta statusu, ar darbiniekiem, kuriem jāatgādina par dokumentu izpildes termiņu tuvošanos, ar ikdienas dokumentu apstrādi: reģistrēšanu un nodošanu izskatīšanai vadībai un dokumentu izsūtīšanu.

DVS

Lietveža darba optimizācijai paredzētas šādas funkcijas:

  • Izpildes kontrole ar portāla bloku “Kontrole”, dokumenta izpildes atsekošana no dokumentu kartiņas šķirklis “Uzdevumi”, darbinieku uzdevumu izpildes kontrole
  • Sistēmā ievietotas sagataves nodrošina standartizāciju –korektu tekstu un veidlapu izmantošanu
  • Tipveida uzdevumu plūsmu šablonu izmantošana nodrošina korektu procesu izpildi
  • Ātrā un detalizētā meklēšana ļauj darbiniekiem pašiem atrast nepieciešamo informāciju, nepārvērš lietvežus par izziņu biroju
  • Datņu versiju kontrole ļauj atsekot dokumenta izstrādes procesu un to pilnveidot.
Biznesa atbildīgajiem

Ar biznesa atbildīgajiem saprotam tos darbiniekus, kuru pārziņā ir iestādes dokumentu aprites procesu sakārtošana.

Dažās iestādēs tie ir Administratīvo pārvalžu darbinieki, citur lietveži, vēl citur IT darbinieki. Taču neskatoties uz atšķirīgajiem amatiem, šie darbinieki rūpējas par bezpapīru tehnoloģijas ieviešanu iestādē, tādēļ viņiem ir svarīgi, lai bez papildu programmēšanas var pievienot jaunus procesus un paplašināt sistēmu.

Uzdevumi2

Biznesa procesu attīstībai ar administrēšanas un konfigurēšanas rīku palīdzību (bez izstrādātāja personāla iesaistes) iespējama:

  • Jaunu sistēmas lietotāju iestāžu pievienošana
  • Jaunu reģistru un dokumentu veidu izveide
  • Jaunu sagatavju pievienošana
  • Jaunu lietotāju lomu un grupu izveide
  • Jaunu darba plūsmu izveide.
Administratoriem

Administratoriem ir svarīgi:

  • lai sistēma nav jāuzstāda un jākonfigurē katram lietotājam uz viņa darba stacijas
  • lai sistēmai ir augsts drošības līmenis un lietotāju darbības atsekojamas
  • lai sistēmas konfigurēšanu var veikt bez izstrādātāju palīdzības

integrācija

Administrēšanas atbalstam:

  • Nav nepieciešama izstrādātāju iesaistīšanās jaunu reģistru, dokumentu veidu vai plūsmu veidošanā, jo risinājums ir viegli konfigurējams
  • Elastīga platforma un integrācijas standarti nodrošina vieglu integrāciju ar citām sistēmām, lai novērstu dubultu darbu informācijas ievadē
  • Augsts drošības līmenis
  • Sistēmas mērogojamība nodrošina to, ka iespējams pievienot jaunas iestādes un jaunus lietotājus, atbilstoši sagatavojot infrastruktūru
  • Vairāku līmeņu administrēšana nodrošina to, ka vienas iestādes administrators var pārvaldīt un konfigurēt tikai savas iestādes parametrus
  • Dokumentu repozitorijs nodrošina dokumentu uzglabāšanu atsevišķā datu bāzē ātrākai dokumentu meklēšanai
  • Pieejas tiesības konfigurējamas administratoriem ierastā veidā: tiesības apvienotas lomās, kuras var piešķirt lietotāju grupām, norādot piederību konkrētai iestādei
  • Active Directory autentifikācija
Saistīto iestāžu darbiniekiem

Viena resora iestādēm bieži nepieciešams apmainīties ar dokumentiem, gan kopīgā dokumentu izstrādē, gan  pārsūtot vēstules no vienas iestādes otrai pēc piederības, gan arī kopējās darba grupās.

Namejs var tikt ieviests kā integrēts risinājums resora (vai vairāku organizāciju) ietvaros. Iestādes, kuras darbojas vienā sistēmā, ikdienā pilnvērtīgi strādā autonomi, taču nepieciešamības gadījumā var sadarboties, sagatavojot un saskaņojot dokumentus, nosūtot rezolūcijas vai uzdevumus, pārsūtot dokumentus un strādājot ar sanāksmju dokumentiem.

Kontrole

Šo procesu veikšanu atbalsta tādas funkcijas kā:

  • Dokumentu, rezolūciju, uzdevumu pārsūtīšana no vienas iestādes uz otru sistēmas ievaros, nodrošinot iestāžu sadarbību dokumentu izstrādē
  • Sanāksmju dokumentu pārvaldība, kopdarbs sanāksmēs