Namejs ir dokumentu un darbplūsmu vadības sistēma, kas paredzēta korespondences, līgumu, rīkojumu, sanāksmju, iepirkumu, projektu un citu dokumentu pārvaldībai, kā arī dokumentu aprites procesu automatizācijai, ar kuru vienlaikus un vienā vidē var strādāt vairākas vienas organizācijas iestādes.

Risinājumu centralizācija

Bieži gadās, ka viena resora vai organizācijas pakļautības iestādes strādā katra ar savu vai ar autonomiem risinājumiem, taču dokumentu vadības sistēma Namejs nodrošina to, ka šīs iestādes var strādāt vienotā centralizētā risinājumā jeb vienotā informācijas telpā, netraucējot un neietekmējot viena otras darbu, taču nepieciešamības gadījumā arī sadarboties viena ar otru.

Šāda risinājuma centralizācija ļauj iestādēm samazināt izmaksas, piemēram:

  • risinājumu uzturēšanas izmaksas, jo nepieciešams nodrošināt uzturēšanu un jauninājumu piegādi tikai vienam risinājumam;
  • IT personāla resursu izmaksas, jo nepieciešams mazāks skaits darbinieku, kuri var tikt profesionālāk sagatavoti, lai administrētu un konfigurētu centralizētu risinājumu;
  • Infrastruktūras iegādes un uzturēšanas izmaksas, tostarp uz standarta programmatūras rēķina, jo katrai organizācijai nav nepieciešami savi servera resursi, tos var pievienot tikai pēc nepieciešamības, pieaugot lietotāju skaitam un datu apjomam.

RR

Informācijas plūsmas organizācija

Centralizēta risinājuma ietvaros iestādes var organizēt savu informācijas plūsmu centralizēti un decentralizēti. Centralizētas informācijas plūsmas gadījumā iestādes (vai pat vairāku iestāžu) dokumentu aprite ir vienota un vienā līmenī, lietotājam pieeja dokumentiem atkarīga no viņu lomas un pieejas tiesībām.

Decentralizētas informācijas plūsmas gadījumā katra struktūrvienība/iestāde var organizēt savu autonomu informācijas apriti. Ļoti sazarotas organizācijas struktūras gadījumā iespējams hibrīda variants, kurā ir kopīga, centralizēta informācijas plūsma, taču papildus ir arī katras struktūrvienības autonoma informācijas plūsma.

ttt

Vienotās informācijas telpas priekšrocības

Centralizēta risinājuma jeb vienotas informācijas telpas izmantošanas priekšrocības:

  • Neierobežots skaits saistītu iestāžu/organizāciju darbojas vienotā informācijas telpā;
  • Katrai iestādei ir sava darba vide vienotā sistēmā;
  • Droša un savlaicīga informācijas aprite iestādes ietvaros un starp iestādēm;
  • Samazināta vai pilnībā izskausta papīra formāta dokumentu aprite starp darbiniekiem;
  • Pārskatāma un atsekojama lēmumu pieņemšana.