Funkcionālās iespējas

Dokumentu pārvaldība

Sistēmā Namejs ir iespēja strukturēt jebkura veida organizācijas dokumentus, kārtojot tos dokumentu mapēs un sadalot pa dokumentu veidiem. Katram dokumentu veidam iespējams izveidot vispiemērotāko dokumenta kartiņu.

Dokumentu numerācija

Lai korekti reģistrētu dokumentu, saskaņā ar organizācijas prasībām, iespējams uzbūvēt katrai mapei atšķirīgus dokumenta numurus, veidojot tos pēc konstruktora principa.

Darba vide

Katram lietotājam iespējams izveidot ērtu darba vidi saskaņā ar veicamajiem darba uzdevumiem no atsevišķiem funkcionālajiem blokiem tā, lai pēc iespējas ērtāk un operatīvāk varētu veikt savus ikdienas pienākumus.

Kontrole

Lai savlaicīgi ievērotu uzdevumu un dokumentu izpildes termiņus, iespējams sekot līdz to izpildes gaitai, pēc nepieciešamības saviem vai padoto uzdevumiem, dokumentu kontroles termiņiem, par uzdevumu izpildi saņemot sev vēlamos e-pasta paziņojumus.

Uzdevumu pārvaldība

Dokumentu aprites procesi tiek realizēti ar rezolūciju, uzdevumu un uzdevumu plūsmu palīdzību. Dokumenta uzdevumi un to izpildes statuss redzams īpašā dokumenta šķirklī.

Meklēšana

Sistēma nodrošina plašas meklēšanas iespējas, kas ļauj atrast vajadzīgo dokumentu ar ātrās vai izvērstās meklēšanas palīdzību.

Vadītāja darba vieta

Lai atvieglotu vadītāja darba procesu, izveidota vadītāja darba vieta, kas ļauj operatīvi uzdot rezolūcijas un uzdevumus, apskatot pievienoto datņu priekšskatus, ātri akceptēt uzdevumu izpildi un parakstīt dokumentus. Papildus vadītājam ir iespēja izmantot rezolūciju projektus, kurus sagatavo viņa palīgs, vienkārši šīs rezolūcijas akceptējot vai noraidot.

Mobilitāte

Lai nodrošinātu darbu nepārtrauktību mūsu dinamiskajā darba ritmā, iespējams strādāt ar sistēmu no mobilajām ierīcēm.

Dokumentu sagataves

Darba optimizācijas ieteicams izmantot dokumentu sagataves, kuras satur nepieciešamo dokumenta tekstu un informāciju no dokumenta kartiņas laukiem.

Versiju pārvaldība

Sistēma nodrošina komandas kopdarbu ar dokumentiem: rediģēšanai piedāvā jaunāko dokumenta versiju, bet saglabā dokumenta darba versijas, lai atsekotu dokumenta izmaiņu vēsturi.

Projektu dokumenti

Sistēmā izveidota iespēja ievadītos dokumentus papildus kārtot pa projektiem ērtākam projekta grupas kopdarbam.

Prombūtņu pārvaldība

Norādot sistēmā darbinieka prombūtnes, sistēma turpmāk automātiski deleģēs šim darbiniekam uzdotos uzdevumus norādītajam aizvietotājam.

Pārskati

Nepieciešamos kopsavilkumus iespējams iegūt izmantojot pārskatu funkcionalitāti, kura apstrādās pat ievērojamus datu apjomus, netraucējot sistēmas darbībai, jo pārskatu sagatavošanas process notiek asinhroni.

Rīki

Procesu automatizācija

Darba plūsmu automatizācijas rīks, kas ļauj lietotājam bez speciālām tehniskām zināšanām konfigurēt dokumentu aprites procesus.

Skenēšana

No sistēmas izsaucot skenēšanas programmu nav nepieciešams saglabāt un augušuplādēt dokumentus. Tīkla skenera izmantošana ļauj skenēt lielu dokumentu apjomu un iesūtīt tos sistēmā.

Elektroniskais paraksts

Ar sistēmā iebūvēto funkcionalitāti iespējams dokumentus parakstīt uzreiz sistēmā ar elektronisko parakstu, izveidojot elektronisko dokumentu, pat parakstīt vienlaicīgi vairākus dokumentus. Elektroniski parakstītos saņemtos dokumentus sistēma automātiski pārbauda, saglabā pārbaudes rezultātus un izpako saturu lietotājam ērti apskatāmā formā.

Oficiālā elektroniskā adrese

DVS Namejs nodrošina iespēju iestādēm un uzņēmumiem apmainīties ar informāciju, izmantojot e-adresi. Uz e-adresi nosūtītie dokumenti nonāk tieši sistēmā un tāpat tos var arī nosūtīt, kā arī veidot korespondentu apakšadreses, ja nepieciešams.

Pārlūku izmantošana

Sistēma ir darbināma no visiem populārākajiem interneta pārlūkiem, piemēram, Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari, izmantojot to aktuālākās versijas.

Lietotāju pārvaldība

Sistēmā katram lietotājam ir nodrošināta piekļuve saskaņā ar viņa lomu un pieejas tiesībām. Ērtākai lietotāju tiesību pārvaldībai lietotāji ir sadalīti lietotāju grupās, kuras izmanto Active Directory izveidotās grupas.

Konfigurēšana

Ar sistēmā iebūvēto administrēšanas moduli lietotāji var pielāgot sistēmu organizācijas biznesa procesiem, veidot savus procesus, veidot un papildināt dokumentu kartiņas, dokumentu veidus un citus parametrus, bez izstrādātāja iesaistīšanās.

Dažādu datņu veidu atbalsts

Sistēma atļauj lietotajiem izmantot tādus datņu tipus, kādi ir darbam nepieciešami un kādus administrators ir norādījis. Ja nepieciešams, datņu tipus ir iespējams papildināt.

Papildus moduļi

Iestādes sanāksmju pārvaldības modulis

Modulis ļauj automatizēt visu sanāksmēm nepieciešamo darba procesu: sanāksmes dokumentu sagatavošana, darba kārtības sagatavošana, sēdes norisi ar vai bez elektroniskas balsošanas par darba kārtības jautājumiem un iesniegtajiem priekšlikumiem, sanāksmes protokola ģenerēšana u.c.

Arhīva modulis

Nodrošina dokumentu arhivēšanas funkcionalitāti: dokumentu nodošanu iestādes arhīvā īstermiņa vai ilgtermiņa glabāšanai, dokumentu izsniegšanu no iestādes arhīva, glabājamo vienību veidošanu un nodošanu Latvijas nacionālajam arhīvam, fizisko lietu esības pārbaudi un bojāto/pazaudēto dokumentu uzskaiti, kā arī glabājamo vienību iznīcināšanu.

Kalendāra modulis

Nodrošina iestādes amatpersonas darba plānošanu, apmeklētāju vizītes un citu notikumu reģistrāciju, resursu plānošanu dienas, nedēļas un mēneša griezumā, diferencētas pieejas tiesības personu kalendāriem, kā arī apmeklētāju statistikas iegūšanu.

Lietu pārvaldības modulis

Modulis ļauj strukturēt DVS Namejs esošos dokumentus biznesa lietās, norādot gan lietai, gan tajā esošajiem dokumentiem papildu metadatus. Lietas tiek hierarhiski kārtotas lietu kategorijās un, ja nepieciešams, apakškategorijās. Lietā esošajiem dokumentiem var norādīt papildu metadatus. Viens dokuments var tikt iekļauts vairākās lietās.

Integrācija

Integrācija ar mobilajām iekārtām

Modernās tehnoloģijas, uz kuru pamata sistēma ir izstrādāta, atļauj pilnvērtīgi strādāt ar to no dažādām mobilajām iekārtām.

Integrācija ar Microsoft Office

Sistēma ļauj veidot un rediģēt MS Office dokumentus tieši no sistēmas, izsaucot atbilstošās programmas. Sistēmas atlasītos sarakstus (meklēšanas rezultātus, mapju sarakstus u.c.) ir iespējams eksportēt Excel formātā tālākai apstrādei.

Integrācija ar skeneriem

No sistēmas izsaucot skenēšanas programmu nav nepieciešams saglabāt un augušuplādēt dokumentus.

Integrācija ar DIV

Lai nodrošinātu operatīvu un drošu informācijas apmaiņu, realizēta integrācija ar Publiskās pārvaldes dokumentu integrācijas vidi (DIV), kas nodrošina procesu atsekošanu un drošu dokumentu nogādi no vienas dokumentu vadības sistēmas otrai.

Integrācija ar e-pastu

Sistēma ir integrēta ar e-pastu, lai lietotāji saņemtu paziņojumus par notikumiem, kas saistīti ar uzdevumiem, termiņiem utml., kā arī iesūtītu sistēmā dokumentus no e-pasta vai nosūtītu dokumentus no sistēmas.

Integrācija ar citām sistēmām

Elastīgo, atvērto integrācijas standartu dēļ sistēmu viegli iespējams integrēt ar citām sistēmām. Piemēram Personāla sistēmu, lai saņemtu informāciju par darbinieku prombūtnēm, ar citām organizācijas sistēmām, kuras izveido dokumentus un nodot tos DVS Namejs.

Atbalsts

Sistēma ir vienkārša lietošanā, ar ērtu, lietotājam draudzīgu un intuitīvu interfeisu, taču vienlaikus ar plašu funkcionalitāti, kas ļauj veikt visus ar dokumentu apriti saistītos uzdevumus.
Lietotājiem ir pieejami Lietotāju atbalsta dienesta pakalpojumi saskaņā ar noslēgtajiem līgumiem: atbalsta tālrunis, e-pasts, problēmu pieteikšanas rīks un konsultācijas.

Dokumentācija

Darbam ar sistēmu ir pieejama plaša dokumentācija – sākot no lietotāja un administratora rokasgrāmatas, beidzot ar apmācību materiāliem konkrētu uzdevumu veikšanai.

Apmācības

Sistēmas lietotājiem tiek piedāvātas apmācības darbam ar sistēmu: gan ekspertu apmācības, gan lietotāju, gan administratoru, gan vadītāju apmācības. Iespējams arī pielāgot speciālu apmācības programmu.

Video instrukcijas

Īsas, tematiskas video apmācības, kuras ļauj reģistrētiem lietotājiem apgūt darbu ar sistēmu sev ērtā tempā pašmācības ceļā vai atsvaidzināt atmiņā sistēmas iespējas pēc prombūtnes.

Prasības tehniskajam nodrošinājumam

DVS Namejs ir tīmekļa lietojums, kas nozīmē, ka visa programmatūra atrodas uz serveriem, lietotājam nav nepieciešams veikt nekādas papildu instalācijas. Uz lietotāja darba stacijas jābūt tādai programmatūrai, kādas pievienotās datnes sistēmā tiks apstrādātas, piemēram, ja organizācija strādā ar MS Office dokumentiem, tad uz lietotāja darba stacijas jābūt MS Excel un MS Word, vai Adobe Acrobat Reader, ja pievieno dokumentus pdf formātā.

Ja Pasūtītāja rīcībā nav savas servera tehnikas, iesakām izmantot mākoņa risinājumu.

Nepieciešamās infrastruktūras novērtējumu varat saņemt konsultējoties ar RIX Technologies speciālistiem
infonamejs.lv saskaņā ar organizācijas lietotāju skaitu un apstrādājamo dokumentu apjomu.