Izglītības jomā dokumentu pārvaldība spēlē būtisku lomu, jo izglītības jomas profesionāļiem nepieciešams balansēt starp kontroli un kvalitāti. Pazudis studiju līgums augstskolā vai iesniegums pirmsskolas iestādē, katrs no tiem var radīt tālejošas sekas. Taču šajā dinamiskajā laikā spēt kvalitatīvi apstrādāt dokumentus manuāli ir praktiski neiespējami. Un vai tas ir vajadzīgs?
Tā kā DVS Namejs izglītības iestādēs tiek izmantots jau ilgus gadus, varam piedāvāt tādus risinājumus, kas atvieglo darbu katrai no tām, vai tā ir pirmskolas iestāde, augstskola vai izglītības ministrija.
Ieguvumi
Ekonomija — elektroniska apstrāde samazina dokumentu apstrādes procesa laiku un līdz ar to samazina resursu izmaksas;
Atbrīvo vietu — uzglabājot dokumentāciju elektroniski, atbrīvojas dokumentu glabāšanai paredzētā fiziskā vieta;
Operatīva pieeja dokumentiem — dokumenti tiek atrasti sekunžu laikā un nekad nepazūd;
Drošība — dokumenti ir aizsargāti ar pieejas tiesībām, visas darbības ir atsekojamas.
Pirmsskolas un vispārējās izglītības iestādes
Visbiežāk tās ir pašvaldības iestādes, kas strādā pašvaldības Namejs vidē, nodrošina savu dokumentu reģistrāciju, informācijas apmaiņu ar pašvaldību un e-adreses izmantošanu.
Piemēram, Alūksnes novada pašvaldības DVS Namejs vidē darbojas 24 izglītības iestādes, jo kvalitatīva skolvadība šodien nav iedomājama bez elektroniskas dokumentu aprites.
Tehnikumi un profesionālās skolas
Tehnikumi izmanto
 |
 |
 |
|
|
|
Šīs iestādes visbiežāk izvēlas mākoņpakalpojumu, kas nodrošina gan licenču nomu, gan standarta programmatūru un izmitināšanu. Iestādes IT personālam nav jārūpējas ne par infrastruktūras nodrošināšanu un uzturēšanu, ne par versiju uzstādīšanu.
Valmieras tehnikums un Daugavpils Būvniecības tehnikums ir kā labi piemēri bezpapīru dokumentu aprites procesu ieviešanai ar DVS Namejs.
Augstskolas
Augstskolas, līdz ar sava darba specifiku, ļoti plaši izmanto sistēmu, lai dokumentu apstrāde un kontrole būtu efektīva un atbildīga:
- Elektroniska dokumentu apstrāde
Universitātes izmanto DVS Namejs korespondences reģistrācijai un apritei gan centralizēti, gan fakultātēs, kā arīdarbam ar e-adresi.
- Sanāksmju bezpapīra pārvaldība
Izmanto sanāksmju moduli ar elektronisko balsošanu senāta sēžu automatizācijai: sēdes darba kārtības ģenerēšana, apziņošana par sēdi, lēmumu pieņemšana ar elektronisko balsošanu, sēžu protokolu ģenerēšana.
- Integrācija ar citām pamatdarbības sistēmām
Sistēma ir integrēta ar universitāšu pamatdarbības sistēmu, piemēram, universitātes organizatoriskās struktūras, amatu un darbinieku datu uzturēšanai, kā arī integrēta ar citām sistēmām, no kurām saņem dokumentus, kas tālāk tiek reģistrēti un apstrādāti saskaņā ar tiem paredzēto procesu.
Namejs lietotāju vidū ir:
Izglītības resors
Izglītības un zinātnes ministrija (IZM) kopā ar tās resora iestādēm vispilnīgāk izmanto DVS Namejs funkcionalitāti, lai nodrošinātu iestāžu sadarbību vienotā resora vidē un vienlaikus realizētu katras atsevišķās iestādes kompleksos aprites procesus.
Ieguvumi, kurus IZM darbinieki novērtējuši, izmantojot DVS Namejs.
- Darba procesu unificēšana saņemto dokumentu apstrādes procesā ar tipveida uzdevumu plūsmām;
- Ātrāka nosūtāmo dokumentu sagatavošana ar dokumentu sagatavēm;
- Dokumentu kvalitātes pārbaude pirms dokumentu nodošanas parakstīšanai;
- No e-adreses saņemtu dokumentu apstrāde un nosūtīšana (tostarp fiziskām personām).
