Jelgavas novadu veido 13 pagasti: Elejas, Glūdas, Jaunsvirlaukas, Kalnciema, Lielplatones, Līvbērzes, Platones, Sesavas, Svētes, Valgundes, Vilces, Vircavas un Zaļenieku pagasts. Katrs pagasts iedalās lauku teritorijās un ciemos.

Pirms DVS Namejs ieviešanas

Pēc reģionālās reformas, 13 pagastiem apvienojoties Jelgavas novadā, bija liels izaicinājums strādāt saskaņoti. Sākotnēji dokumentu nogādāšana no pagasta pārvaldēm uz novada administrāciju tika veikta pārvadājot tos ar transportu un saskaņojot e-pastos. Rezultātā bija grūti atsekojami procesi, liels laika patēriņš dokumentu apstrādei, kā arī dažkārt dokumenti transportēšanas laikā pazuda vai aizkavējās. Līdz ar to bija izaicinājums sniegt iedzīvotājiem savlaicīgus un kvalitatīvus pakalpojumus.

Ieviestais risinājums

DVS Namejs tika ieviesta soli pa solim saskaņā ar Jelgavas novada domes prioritātēm: sākot ar korespondences reģistrāciju, pēc tam rezolūciju sagatavošanu un darba uzdevumu nodošanu izpildītājiem. Pakāpeniski tika pievienota arī pārējo dokumentu veidu reģistrācija.

Nākamajā posmā tika ieviesta sanāksmju pārvaldība domes sēdēs un dokumentu izstrādes un saskaņošanas process. Kā pēdējo posmu sistēmā ieviesa elektronisko balsošanu domes sēdēs.

Tika ieviestas šādas iespējas:

• Veikta Jelgavas novada pašvaldības informācijas aprites procesu analīze, izveidojot biznesa procesu apraksti pašvaldības informācijas un dokumentu

vadības procesiem;

• Automatizēts saņemto dokumentu apstrādes process;

• Automatizēta nosūtāmo dokumentu apstrāde;

• Domes sēžu darba kārtības izstrāde, saskaņošana, plānošana, protokolēšana, publiskošana pašvaldības portālā www.jelgavasnovads.lv un informācijas izmantošana;

• Elektroniska domes sēžu norise, tostarp elektroniskā balsošana sēdēs;

• Personāla informācijas apstrāde;

• Ar iepirkumu procedūru saistīto dokumentu apstrāde.