Ieviešot soli pa solim A/S „RIX Technologies” izstrādāto elektronisko dokumentu vadības sistēmu Namejs tās lietotājiem – pilsētām un novadiem, to saistītajām iestādēm un pagastu pārvaldēm, ir uzsākts nodrošināt  vienas pieturas aģentūras principus arī Latvijas reģionos, atzīst A/S „RIX Technologies” izpilddirektore Vita Viese, atskatoties uz pagājušajā nedēļā notikušo RIX Technologies rīkoto semināru esošajiem un potenciālajiem sistēmas Namejs lietotājiem. 

 

Semināra laikā ar sistēmas NAMEJS attīstību iepazīstināja RIX Technologies speciālisti, bet ar NAMEJS lietošanas pieredzi dalījās pašvaldību pārstāvji.

 

A/S „RIX Technologies” sistēmas NAMEJS ieviešanas projektu vadītājs Māris Pētersons uzsver, ka pašvaldības ir saņēmušas funkcionāli bagātu sistēmu, kas spēj nodrošināt dokumentu un informācijas elektronisku apriti starp dažādajām to iestādēm un darbiniekiem. Bet pēc sākotnējās sistēmas uzstādīšanas, darbinieku apmācības un dokumentu reģistrācijas uzsākšanas ir jāturpina sistemātisks darbs, lai plašāk izvērstu sistēmu un sasniegtu būtiskākos ieviešanas mērķus. Pašlaik pašvaldības izmanto 30%  līdz 70% no visām sistēmas iespējām, tādēļ būtiski ir dalīties pieredzē par sistēmas lietošanu un darba organizēšanu informācijas sistēmu uzturēšanā.

 

Tā, piemēram, Valmieras pilsētā elektroniskā dokumentu aprite, izmantojot sistēmu Namejs, notiek ne tikai pašvaldības administrācijā, bet arī vairāk kā desmit tās iestādēs, ar sistēmu strādā vairāk kā 170 darbinieki. Saņemto dokumentu izpilde tiek organizēta pilnībā elektroniski, jo vēstules tiek skenētas, rezolūcijas ievadītas sistēmā un darbinieki elektroniski saņem uzdevumus dokumentu izpildei. Darbinieku rīkojumi no visām iestādēm grāmatvedībā nonāk elektroniski un tas ir būtiski samazinājis dokumentu apstrādes laiku un uzlabojis kārtību dokumentu apritē. Izveidoti centralizēti līgumu reģistri, lai vienkāršāk pārvaldītu pašvaldībā slēgtos līgumus. 

 

Ilze Brēdenfelde, Valmieras pilsētas pašvaldības apmeklētāju pieņemšanas centra vadītāja, stāsta, ka  sistēmas ieviešanas mērķis ir gan dažādu pašvaldības biznesa procesu elektronizēšana, gan informācijas aprites uzlabošana, kā arī sistēma ir izvēlēta kā ļoti ērta vide e-dokumentu sagatavošanai, parakstīšanai, nosūtīšanai un saglabāšanai. Pārskatāmi un ērti ir arī dažādu statistisko rādītāju pārskati, kā arī sistēmā ir iespējama darbinieku portāla informācijas publicēšana. Nākotnē uz sistēmas Namejs bāzes paredzēts arī attīstīt pašvaldības elektroniskos pakalpojumus. 

 

Pašlaik  Valmierā notiek darbs, lai ar sistēmu sāktu strādāt vairāk kā desmit pilsētas skolu un pirmsskolas izglītības iestāžu vadītāju un lietvežu, lai arī viņi saņemtu  dokumentus un uzdevumus no pašvaldības elektroniski. Pašvaldības mērķis ir mainīt dokumentu aprites veidu uz elektronisku un iesaistīt sistēmas lietošanā visus darbiniekus, kuri strādā pie datora. 

Gulbenes novada pašvaldības pārstāvis Aivars Āre pastāstīja, ka ar sistēmu Namejs strādā Gulbenes novada domes, sociālā dienesta un 14 pagasta pārvalžu darbinieki. Iedzīvotāji var iesniegt savus iesniegumus jebkurā no novada pagasta pārvaldēm vai iestādēm, piemēram, Gulbenes novada sociālajam dienestam, kurš atrodas Gulbenes pilsētā. Iesniegumi tiek elektroniski nodoti izpildei atbildīgajai iestādei. Ir būtiski palielinājies iedzīvotāju apkalpošanas ātrums un samazinājušās izmaksas, jo dokumentiem nav jākopē papīra kopijas un tie fiziski nav jāvadā pa novadu. Kopš šī gada sākuma sistēmā Namejs jau reģistrēti gandrīz 4000 dokumentu.

 

A/S "RIX Technologies" izstrādāto dokumentu vadības sistēmu NAMEJS izmanto Aizkraukles novada dome, Gulbenes novada dome, Valmieras pilsētas pašvaldība, Iecavas, Ķekavas, Tukuma, Limbažu, Jelgavas, Auces, Pārgaujas, Dundagas, Rundāles novada pašvaldības,  Valsts reģionālās attīstības aģentūra, Lauku atbalsta dienests, un citas iestādes. 

 

A/S „RIX Technologies” dokumentu vadības risinājumus lieto arī Valsts kanceleja, Ārlietu ministrija un tās pārstāvniecības, Jelgavas pilsētas pašvaldība, Cēsu pilsētas dome, A/S „Rīgas Siltums” un citas valsts un pašvaldību iestādes un organizācijas Latvijā.    

 

Vairāk informācijas par dokumentu vadības sistēmu NAMEJS un tās jaunajām iespējām lasiet www.namejs.lv. A/S „RIX Technologies” aicina interesentus pieteikties uz dokumentu vadības sistēmas NAMEJS demonstrācijas semināriem, rakstot uz Ši e-pasta adrese ir aizsargata pret spamu, Jums ir jabut aktivizetam Javascript, lai to aplukotu  vai zvanot - 67142990.