Raugoties uz šī brīža aktualitātēm organizācijās – nepieciešamību nodrošināt efektīvu un ātru informācijas apstrādi, neskatoties uz darbinieku skaita samazināšanos un strukturālām reformām, strādāt no dažādām vietām, tajā pašā laikā nodrošinot korektu procesu izpildi, īpaši svarīga ir darbības efektivitātes uzlabošana un izmaksu samazināšana, un elektroniskas dokumentu aprites izmantošana piedāvā iespējas procesu optimizēšanai un darbu sakārtošanai.

Priekšnoteikumi elektroniskai informācijas apmaiņai

Valsts un biznesa organizācijas ļoti strauji virzās uz elektronisku informācijas apmaiņu, un tam ir daudzi priekšnosacījumi:

• Organizācijas vadītāji un  darbinieki ikdienā lieto datorus ar interneta pieslēgumu - kāpēc gan tajos nelasīt un neapstrādāt arī dokumentus?
• Darbinieki jau veic dokumentu apmaiņu ar e-pastu palīdzību, bet tas nenodrošina sistemātisku dokumentu uzglabāšanu, sadarbību ar citiem  darbiniekiem un citas nepieciešamas funkcijas.
• Cilvēki ir pieraduši komunicēt ar draugiem interneta portālos un veikt maksājumus internetbankā vai interneta veikalā. Darbs ar dokumentu vadības sistēmu nebūs sarežģītāks kā komunikācija portālā draugiem.lv.
• Vadošās valsts institūcijas - Saeima, Valsts kanceleja un ministrijas - dokumentus apstrādā un sagatavo elektroniski un tie ir pieejami šo iestāžu interneta mājas lapās.
• Latvijā ir ieviests elektroniskais paraksts, ar kura palīdzību var juridiski korekti parakstīt elektronisku dokumentu un iesniegt citai organizācijai vai personai.

Uzlaboti biznesa procesi

Ieviešot organizācijā dokumentu vadības sistēmu, tiek būtiski uzlaboti organizācijas biznesa procesi, kuros notiek apmaiņa ar dokumentiem un informāciju, tai skaitā:

• visi dokumenti ir pieejami neatkarīgi no to aktualitātes, vecuma un darbinieka fiziskās atrašanās vietas, kopā ar saistīto informāciju, lai ātrāk un kvalitatīvāk veiktu uzdevumu vai pieņemtu lēmumu;
• darba procesi organizācijā kļūst unificēti un pārskatāmi, jo darbiniekiem ir pieejamas dokumentu sagataves un piemēri, informāciju apstrādā standartizēti procesi, sistēma sniedz paziņojumus, atgādinājumus, sagatavo atskaites;
• rezolūciju, uzdevumu, lēmumu izpildes kontrole un paveiktā progresa pārraudzība kļūst pavisam vienkārša;
• informācijas un dokumentu apmaiņa ar citām struktūrvienībām, organizācijām, klientiem kļūst nesalīdzināmi ātrāka un lētāka;
• dokumentu vadības sistēmas integrācija ar citām informācijas sistēmām ļauj darbiniekam daudz ātrāk veikt savus pienākumus.

Papildus iepriekšminētajiem labumiem, elektroniskās dokumentu vadības sistēmas ieviešanas rezultātā palielinās uzņēmuma vērtība, un tiek panākti būtiski finansiālie ieguvumi, kas pašreizējā ekonomiskajā situācijā ir īpaši svarīgi.

Finansiālie ieguvumi

Izmantojot dokumentu vadības sistēmu, iespējams ietaupīt gan uz pasta izdevumiem, gan izdevumiem papīram un tintei, gan arī uz darbinieku nelietderīgi zaudētā laika rēķina.

Kā piemēru apskatīsim organizāciju, kurā strādā 50 darbinieki, no kuriem 80% ikdienā lieto datoru informācijas un dokumentu apstrādei. Viena darbinieka izmaksas gadā ir vidēji 8000 Ls.

Papīru, printerus un kopētājus mēs lietojam, īpaši nedomājot par izdevumiem, jo viena papīra lapa izmaksā ½ santīma un tās apdrukāšana vai kopēšana vidēji  1 santīmu. Taču, ja šī organizācija gadā saņem 10 000 vēstules un tikpat daudz arī izsūta, tad papīra lapu ir krietni vairāk, jo dokumenti tiek kopēti, lai tos izplatītu darbiniekiem, un sagatavojot izdrukāti, lai saskaņotu, labotu, parakstītu. Pieņemsim, ka vidēji katrā dokumentā ir 4 lapas un tas tiek nokopēts vai izdrukāts 4 reizes. Tādējādi gadā organizācija iztērē 320 000 lapas jeb 1600 latus papīram un vēl 3200 latus dokumentu izdrukāšanai. Ja darbinieki iepazītos ar elektroniskiem dokumentiem un tikai uz pusi samazinātu papīra dokumentu izdrukāšanu, gadā tiktu ietaupīti 2400 lati.

Nākamā ietaupīšanas iespēja ir elektroniskā paraksta izmantošana. Pasta izdevumi sastāda ne mazāk kā 40 santīmus par vēstuli, un ja šī pati organizācija gadā nosūta 10 000 vēstules, kopējā pasta izdevumu summa sastāda 4000 latus. Elektroniskais paraksts divām atbildīgajām personām izmaksās 184 latus, taču, ja pusi no vēstulēm nosūtītu elektroniski, tad ietaupījums gadā būtu Ls 1800.

Tomēr vislielāko ietaupījumu var iegūt, efektīvāk izmantojot darbinieku laiku. Piemēram, darbinieks vidēji dienā meklē 10 dokumentus, katram no tiem tērējot vidēji 2 minūtes. Ar elektroniskas dokumentu vadības sistēmas palīdzību vajadzīgā dokumentu meklēšana aizņemtu vien dažas sekundes. Lai vizētu un saskaņotu sagatavotos papīra dokumentus, daļa darbinieku velta  vismaz stundu dienā, transportējot dokumentus no viena kabineta uz citu vai pat no vienas ēkas uz citu. Veicot aprēķinus, varam secināt, ka neefektīvai dokumentu meklēšanai 80% no 50 organizācijas darbiniekiem dienā patērē 20 minūtes jeb 4% no darba laika un gada laikā organizācijai tas izmaksā 13 tūkstošus latu. Papīra dokumentus transportē tikai 5 no visiem organizācijas 50 darbiniekiem, un tas viņiem aizņem vidēji 60 minūtes jeb 13% no darba laika. Gada laikā organizācija tādā veidā zaudē 5000 latus.

Kā uzsvērts Siemens Business Services veiktajā pētījumā, elektroniska informācijas apstrāde sistēmā paātrina viena biznesa procesa norisi par 50%. Tātad, par 50% tiek samazināts darbinieku patērētais laiks un iespējams nozīmīgi samazināt izmaksas.

Kā redzams, organizācijā ar 50 darbiniekiem, strādājot ar elektroniskiem dokumentiem, papīra un drukas izdevumiem iespējams ietaupīt 2400 latus, pasta izdevumiem - 1800, bet darbinieku efektivitātes palielināšanas rezultātā vairāk kā 18 tūkstošu latu! Kopā šī summa sastāda vairāk kā 22 000 latus un nav grūti aprēķināt, kāds ir ietaupījums uz 100 vai 500 darbiniekiem.

Pāreja no papīra uz digitālo laikmetu

Loģiski rodas jautājums, kādēļ visas valsts un biznesa organizācijas jau nelieto dokumentu vadības sistēmas? Mēs pašlaik dzīvojam laikā, kurā notiek evolūcija no papīra dokumentu izmantošanas uz elektroniskas formas pierakstiem. Pāreja notiek vairāku gadu garumā un nepieciešams pārvarēt tehniskas, juridiskas, organizatoriskas un psiholoģiskas problēmas, lai visas elektroniskās dokumentu aprites komponentes un process būtu tik uzticams, vienkāršs un pieejams, un iegūtu plašu izplatību. Dokumentu vadības sistēmas ieviešana ir pāreja no papīra laikmeta uz digitālo un vienlaicīgām izmaiņām ir jānotiek vairākās jomās:

• Darba paradumu izmaiņas - taustāmu papīra dokumentu vietā jāstrādā ar elektroniskiem dokumentiem, kurus var apskatīt tikai datorā. Papīra dokumentus uzglabāja lietvedības mapēs, elektroniskie dokumenti tiek glabāti dokumentu vadības sistēmā. Palīdzēt pārvarēt šo pretestību pret pārmaiņām var pieredze darbā ar datoru, internetu un, protams, apmācības darbā ar sistēmu.
• Fundamentālas organizatoriskās izmaiņas dokumentu uzglabāšanas un aprites procesos – nepieciešams mainīt visu esošo un pierasto dokumentu sagatavošanas, reģistrācijas, izplatīšanas, kontroles kārtību. Nepieciešama nopietna vadības pieeja šādu pārmaiņu realizācijai.
• Jaunu informācijas tehnoloģiju ieviešana – parasti šo jautājumu atrisināt ir visvienkāršāk. Ir iespējams iegādāties jau gatavas dokumentu vadības sistēmas, kas nodrošina dažādu biznesa procesu automatizāciju un precīzi plānot izdevumus, kas saistīti ar sistēmas iegādi, ieviešanu un uzturēšanu. Organizācija izlemj, kā lietot sistēmu, vai izvietot to uz sava servera vai lietot no datu centra, tādējādi izvairoties no lieliem finanšu ieguldījumiem sākotnējās infrastruktūras un standarta programmatūras iegādei. Pieslēgšanās sistēmai un darbs ar dokumentiem notiek caur Internetu.

Viennozīmīgi jaunās tehnoloģijas ļauj darbu izdarīt ne tikai ātrāk, ērtāk un kvalitatīvāk, bet arī lētāk. Mūsu daudzu gadu pieredze liecina, ka sarežģītākais elektroniskas dokumentu aprites ieviešanā ir izvēlēties atbilstošāko risinājumu, uzsākt ieviešanas procesu un aptuveni pirmā pusgada laikā veikt izmaiņas organizācijas procesos. Neviena organizācija pēc šo pirmo grūtību pārvarēšanas vairs nevar iedomāties savu eksistenci bez elektroniskas dokumentu aprites.

* Raksts publicēts žurnāla "Latvijas Ekonomists" novembra numurā. 

** Uzziņa:
Māris Pētersons, A/S "RIX Technologies" projektu vadītājs, dokumentu vadības risinājumi 

Pēc izglītības fiziķis, absolvējis LU Fizikas un matemātikas fakultāti; šogad plāno beigt studijas Rīgas Biznesa skolas MBA programmā. Jau 10 gadus strādā pie dokumentu vadības risinājumu izstrādes un ieviešanas valsts iestādēs un biznesa institūcijās, ir vadījis specializētu dokumentu aprites risinājumu izstrādes un ieviešanas projektus Finanšu un kapitāla tirgus komisijā, A/S Laima, Valsts Kancelejā un daudzās citās organizācijās. M.Pētersons ir vadījis dokumentu vadības sistēmas NAMEJS izstrādi un ir atbildīgs par produkta tālāku attīstību.